İŞLETMELERDE VERİMLİLİK İÇİN FARK YARATACAK TAVSİYELER

İŞLETMELERDE VERİMLİLİK İÇİN FARK YARATACAK TAVSİYELER
Çalışanlar, bir işletmenin en önemli ve değerli kaynaklarıdır. Özellikle günümüzün rekabetçi ortamında, çalışanların yüksek verimlilik, etkinlik ve motivasyonla çalışmaları her zamankinden daha önemlidir. Ancak insanlar, makinelerin aksine, karmaşık varlıklardır ve verimliliği arttırmak söz konusu olduğunda devreye birbirinden farklı pek çok faktör girebilir.


İşte ofiste verimliliği arttırmak için atılabilecek basit ama etkinliği kanıtlanmış adımlardan birkaçı;

1. Ofisi Düzenli Tutun

En düzenli çalışanların masaları bile zaman zaman kağıtlar, atıştırmalık ambalajları, kırtasiye gereçleri gibi ufak dağınıklıklardan görünmeyecek hale gelebilir. İşletmelerde verimlilik söz konusu olduğunda çalışma istasyonlarının bir parça düzensiz olması çok da önemli değilmiş gibi görünse de, dağınıklık kısa sürede kalıcı hale gelebilen ve orta ve uzun vadede dikkat dağıtıcı etkisi katlanarak artan bir durumdur. Çalan her telefon, gelen anlık mesaj bildirimleri, yanıp sönen e-posta hatırlatıcısı, kağıt yığınları, karışık not kağıtları ve daha pek çok faktör kişileri yavaşlatır, zamanlarını ve enerjilerini boşa harcamalarına ve stres seviyelerinin yükselmesine neden olur. Bu sorunun çözümü de elbette hem çalışanların, hem de işletme yönetiminin katkılarıyla çalışma alanlarının temiz, ferah ve düzenli tutuşmasından geçer. Her çalışma haftasının son gününün son yarım saatini her departmandan ve kademeden çalışanlar için ortak masa düzenleme zamanı olarak belirlemek, çözüme ulaşma yolunda atılacak en verimli ve teşvik edici adımlardan biridir. Ancak ofiste verimliliği arttırmak için yapılan temizlik ve düzenleme çalışmaları çalışanların masalarında kendilerine ait ufak, kişisel ve motive edici nesneler bulundurmalarına hiçbir zaman engel olmamalıdır.

2. Tüm Çalışanların Yeterince Mola Verdiklerinden Emin Olun

Geçmişte ofislerde çalışanların masalarından uzaklaşıp 10 ila 15 dakika kadar rahatlayabilecekleri zamanları gösteren mola çizelgeleri yer alırdı ve bu çizelgelerdeki zamanlamalar sıkı biçimde uygulanırdı. Günümüzde çalışan verimliliği için son derece önemli olan molalar daha esnek bir bakış açısıyla ele alınıyor. Pek çok iş yeri, işlerini sorunsuzca yerine getirdikleri sürece çalışanların ne zaman ve hangi süreyle mola verdiklerine müdahale etmemeyi tercih ediyor. Ancak, dijital dönüşüm çağının yoğun iş ortamında bu durum, kimi çalışanların günlerini hiç mola vermeden geçirmelerine neden olabiliyor. Çalışma sürelerinin uzaması ilk bakışta verimliliği arttırıcı bir durummuş gibi görünse de, saatlerce ara vermeden çalışmak bunun tam tersi bir etkiye neden oluyor. DeskTime zaman takip uygulamasının yaptığı bir çalışma, 52 dakika çalıştıktan sonra 17 dakika mola veren çalışanların daha az mola verenlere göre %10 daha verimli olduklarını ortaya koyuyor. Kısacası, yeterince mola vermeyen çalışanlar iş gününün önemli bir kısmını potansiyellerinin altında bir verimlilikte çalışarak geçiriyorlar.

3. Başarıları Takdir Etmeye Zaman Ayırın

Kabul edelim ki, çalışma ortamınız ne kadar dinamik ve heyecan verici olursa olsun, uzun projeler üzerinde çalışmak zaman zaman yorucu ve yıpratıcı ve tekdüze hale gelebilir. Her gün birbirinin aynıymış gibi göründüğüne; her zaman harika işler çıkaran ürün geliştirme ekibiniz, marka bilinirliği için canla başla çalışan pazarlama takımınız ve yeni eğitim materyalleri üretmeye bayılan İK departmanınız bile proje başlangıcındaki heves ve motivasyonlarını korumakta zorlanabilirler. Bu durumun hem çalışan, hem departman, hem de genel iş verimliliği üzerindeki uzun vadeli etkileri son derece olumsuz olabilir. Bu gibi durumlarda ekipleri canlı tutmanın en etkili yollarından biri, tüm ilgili çalışanları, hatta şirket genelini projenin ilerleyişi konusunda düzenli olarak bilgilendirmektir. Süreç boyunca başarılarını her geçen gün biraz daha arttırdıklarını ve projelerini tamamlamaya giderek yaklaştıklarını onlara hatırlatmak, çalışanlarınızın ilgisini canlı tutmak ve çalışan verimliliğini arttırmak için atabileceğiniz en basit ama en kritik adımlardandır.

4. Toplantılarda Kaybolmayın

Red Hat yazılım şirketi CEO’su Jim Whitehurst, verdiği bir röportajda “takvim yazılımlarındaki bir saatlik varsayılan süreyi icat eden kişinin milyonlarca saati boşa harcadığını” söylemiştir. Bu fikrin alında yatan sebep, pek çok toplantının aslında bu kadar uzun sürmesine gerek olmadığı gerçeğidir. Günümüz iş yaşamı ne yazık ki tek bir e-postayla dahi halledilebilecek konuların uzun uzadıya konuşulduğu, işletmelerde verimlilik artışına pek de katkısı olmayan toplantılarla doludur. Bu nedenle, çalışanları yaptıkları işin başından uzaklaştıracak bir toplantı planlamadan önce, herkesin konuşmak için fiziken bir araya gelmesine gerçekten gerek olup olmadığını düşünmek her zaman akıllıcadır. Bir toplantı yapmanız gerekiyorsa, önceden net bir gündem belirleyin ve buna bağlı kaldığınızdan emin olun. Toplantı süresini gerçekten ihtiyacınız olan uzunlukta ayarlayın. Eğer konuşacağınız konu için 5 dakika yeterliyse, sürenin göze çok kısa göründüğünü düşünerek 30 dakikalık bir toplantı daveti göndermeyin. Toplantılara yalnızca mevcut sorunla gerçekten alakalı kişileri davet edin. Bu temel ilkeler; katılan herkesin harcadığı zamana değen toplantılar düzenlemenizi sağlayacak ve verimlilik artışı konusunda tahminlerinizin ötesinde etkili olacaktır.

5. Bırakın Herkes Rahat Ettiği Şekilde Çalışsın

Her insan birbirinden farklıdır. Bu durum, her çalışanın en yüksek verimlilik seviyesini sağlamak için farklı bir çalışma biçimine ihtiyacı olduğu anlamına gelir. Kimileri ellerinden gelenin en iyisini yapmak için kendilerine ait, sınırları beli bir çalışma masası yapısına ihtiyaç duyarken, diğerleri odaklanmak için masalarından toplantı odasına ya da başka boş bir odaya taşarak ortam değiştirmeyi tercih edebilir. Ofis içindeki çalışma tarzı farklılıkları bir yana günümüzde pek çok kişi, esnek ve mobil çalışma biçimlerinin de yaygınlaşmasıyla, bir kafeden, kütüphaneden ya da evden çalışmayı tercih etmektedir. Dijital dönüşüm çağında e-posta araçlarının, görüntülü sohbet programlarının ve çalışanlar, departmanlar ve lokasyonlar arası iş birliğini destekleyen uygulamaların her geçen gün gelişmesi, dağınık ekiplerin bile sorunsuzca birlikte çalışabilmelerini sağlamaktadır. Bu nedenle, işletmelerde verimlilik için çalışanların kendilerine en uygun çalışma şeklini keşfetmelerine ve ardından günlerini bunun etraflarında planlamasına izin vermeye açık olmak gerekir. Unutmayın ki, verimlilik her şeyden önce sonuçlarla ilgilidir. Eğer çalışanlarınız kaliteli işleri teslim tarihlerine sadık kalarak üretiyorlarsa, kendi düzenlerini kurmalarına izin vermemeniz için bir sebep yok demektir.

6. Daha Sağlıklı Bir Yaşamı Teşvik Edin

Kahve, bisküvi ve diğer atıştırmalıklar kısa süreli enerji artışı için iyi kaynaklar olabilirler, ancak çalışanlarınızın sağlığı üzerindeki olumsuz etkileri verimliliği arttırmak bir yana dursun, azaltıcı bir etkiye bile sahip olabilir. Yine de, insanlar arada bir biraz abur cubur ya da taze kahve için mutfağı / otomatları ziyaret etmeyi severler. Bu sağlıksız alışkanlıkları hiç değilse bir nebze dizginlemeye yardımcı olmak için, çalışanlarınıza kolayca erişebilecekleri sağlıklı atıştırmalıklar (taze meyveler, yoğurt, kuruyemiş karışımları, tam tahıllı krakerler vb.) ve bol miktarda su sunmanız kısa sürede fark edilir düzeyde verimlilik artışı sağlamanıza katkıda bulunacaktır. Bu gibi alternatifler, çalışanlarınızın günlerini enerjik ve zinde geçirmeleri açısından diğer seçeneklerden çok daha etkilidir.

Gün boyu aynı sandalyede otururken dinamik ve motivasyon dolu olmak son derece zordur. Toplantılarda insanları iyi gözlemlerseniz, kısa sürelerde bile odaklanmak için bacaklarını sallamaya, parmaklarıyla ritim tutmaya ya da bir şey karalamaya ihtiyaç duyduklarını fark edebilirsiniz. Hareketsizlik, verimlilik ve motivasyonun en büyük düşmanlarındandır.

Kimi işletmeler haftanın belli günlerinde sandalyeler yerine egzersiz topları kullanarak ya da ofislerini sandalyesiz, ayakta kullanılan masalarla donatarak çalışanlarını hareketli olmaya teşvik etme konusunda ileri seviye önlemler alabilirler. Her ne kadar kulağa garip gelseler de, bu yöntemlerin işletmelerde verimlilik ve çalışan sağlığı açısından faydaları bilimsel çalışmalarla ortaya konmuştur. Yine de, bu gibi büyük değişiklikler işletmenize göre değilse çalışanlarınıza arada bir masalarından kalkıp ofisin içinde birkaç dakika dolaşmaları ya da dışarıda kısa bir yürüyüş yapma fırsatı vermeniz de son derece etkili olacaktır. Sağlıklı kan akışı, çalışanlarınızın yaratıcılık ve verimliliklerini konuşturabilmeleri için mecburidir ve kısa süreli hareketlilik dahi kan akışının uyarılması için yeterli olur. Verimlilik, işletmenizin başarıya ulaşmasının en önemli anahtarıdır. Çalışanlarınızın verimliliğini mümkün olan her şekilde destekleyerek iş yerinde dinamik ve mutlu bir ortam yaratmakla kalmaz, aynı zamanda rekabette öne geçmek ve liderliğinizi korumak için kritik bir yatırım yapmış olursunuz.

Kaynak: Kyocera Document Solutions



Bu içerik 801 defa okundu.