DİJİTAL DOKÜMANLAR İŞ VERİMLİLİĞİNİ ARTIRIYOR

DİJİTAL DOKÜMANLAR İŞ VERİMLİLİĞİNİ ARTIRIYOR

Genel olarak tüm işletme sistemlerini, stratejilerinin, operasyonlarının, ürünlerinin, amaçlarının ve pazarlama yaklaşımlarının dijital teknolojiler kullanılarak yeniden düzenlenmesi anlamına gelen dijital dönüşüm, günümüz iş dünyasının en popüler kavramlarından biri. Bu kavram özünde çok geniş bir kapsama sahip olsa da, dijitalleşme denildiğinde akla ilk gelen değişikliklerden biri kağıtta saklanan bilgi ve verilerin dijital ortama aktarılması. Kağıt dokümanların dijitalleştirilmesi ve dijital ortamda işlem görmesi işletmelere teknolojik açıdan yeni bir çağın kapılarını açmanın yanı sıra, çalışan verimliliği açısından da önemli avantajlar sağlıyor.

Son yıllarda yapılan araştırmalar, doküman iş akışlarında yaşanan aksamaların işletmelerde %21’e varan verimlilik kayıplarına yol açabildiğini ortaya koyuyor. Bunun yanı sıra, ortalama bir çalışan çeşitli dokümanların bir araya getirilmesi, ilişkilendirilmesi ve yönlendirilmesi gibi görevlere haftada 7 saate yakın zaman harcayabiliyor. Çalışanların %48’i patronlarına, iş arkadaşlarına ya da müşterilerine bir dokümanın yanlış versiyonunu göndermekle, %81’i ise bir dokümanın yanlış versiyonu üzerinde çalıştıklarını sonradan fark etmekle ilgili sorunlar yaşıyor.

İşletmelerde yaşanan bu ve benzeri hata ve zaman kayıplarının en önemli sebeplerinden biri, çalışanların doküman iş akışlarını sorunsuzca yürütmek için gerekli ekipmanlara sahip olmamalarından kaynaklanıyor. Dokümanlar üzerinde yapılan hataya açık rutin işlemler ilk bakışta göze önemsiz görünseler de, büyük resme bakıldığında işletmeler açısından ciddi verimlilik ve çalışan motivasyonu kayıplarına neden olabiliyorlar. Bilginin dijital ortama aktarılması ve doküman iş akışlarının dijitalleştirilmesi ise doküman arama, işleme, oluşturma, düzenleme, paylaşma gibi karmaşık işlemleri kolaylaştırarak bu kayıpların büyük oranda önüne geçebiliyor.



Bu içerik 386 defa okundu.